Sekarang ini mulai dikenal istilah kaizen dalam kehidupan masyarakat, khususnya dalam dunia bisnis. Kaizen merupakan salah satu jenis strategi yang digunakan dalam memanajemen bisnis. Kaizen berasal dari dua kata, yaitu Kai dan Zen. Kai berarti berubah, sedangkan zen berarti baik. Sehingga dapat diartikan bahwa kaizen adalah perubahan menuju ke arah yang lebih baik.
Perubahan ini biasanya bersifat kecil, namun berangsur-angsur. Strategi ini diterapkan dengan biaya yang relatif rendah, namun memberikan janji untuk memperoleh hasil dalam jangka panjang. Tujuan utama dari strategi kaizen adalah untuk menghindari pemborosan yang terjadi selama proses produksi hingga proses penjualan.
Perusahaan yang menerapkan strategi kaizen, biasanya akan memproduksi barang dalam jumlah kecil. Hal ini tentunya akan mengurangi jumlah modal yang diperlukan. Biaya pembelian juga semakin berkurang. Selain itu perusahaan akan melakukan penyediaan barang dalam jumlah sedikit, sehingga akan menghindari kecacatan produk.
Selain itu, kaizen juga diarahkan untuk memberikan nilai tambah pada proses produksi. Sehingga diharapkan dapat menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan pelanggan. Produk yang dihasilkan selain berkualitas, dalam proses produksinya hanya memerlukan biaya yang rendah. Selain itu, pada proses distribusinya juga dapat sampai ke tangan pelanggan dalam waktu yang relatif singkat.
Penerapan kaizen dalam manajemen bisnis, akan menghasilkan orang-orang yang tanggap. Hal ini disebabkan dalam penerapannya membutuhkan kerja sama dari seluruh tingkatan karyawan, baik tingkat rendah maupun tingkat tinggi. Seluruh karyawan bertanggung jawab atas tercapainya produk yang baik serta mencegah timbulnya kesalahan dalam proses produksi.
Kaizen biasa digunakan oleh orang jepang. Strategi ini berbeda dengan stategi inovasi yang sering digunakan orang-orang barat. Kaizen bersifat umum, artinya bisa dilakukan oleh siapa saja. Sedangkan inovasi biasanya hanya dilakukan oleh orang-orang yang memiliki keahlian tertentu. Strategi kaizen lebih memfokuskan pada sumber daya manusianya, yaitu mampu mencetak SDM yang berkualitas. Sedangkan inovasi lebih fokus pada alat-alat tekonologi yang digunakan.
Perbedaan lainnya yaitu kaizen dilakukan dengan teknologi yang sudah ada sebelumnya, sedangkan inovasi lebih menekankan untuk memperoleh teknologi baru. Kaizen dibangun dalam sebuah kelompok kerja, sehingga sangat membutuhkan kerja sama dalam mensukseskannya. Sedangkan inovasi hanya dilakukan secara individual.
Ada empat konsep yang digunakan dalam sistem kaizen, yaitu yang pertama konsep 3 M (Muda, Mura, Muri). Muda berarti mengurangi pemborosan, mura berarti mengurangi perbedaan, sedangkan muri berarti mengurangi ketegangan. Konsep ini diterapkan untuk mengurangi banyaknya proses kerja, meningkatkan mutu, dan dapat mempersingkat waktu sehingga proses menjadi lebih efisien.
Konsep yang kedua adalah gerakan 5 S (seiri, seiton, seiso,seiketsu, dan shitsuke). Seiri dilakukan untuk memisahkan antara barang yang diperlukan dan yang tidak diperlukan. Seiton adalah menyusun benda secara rapi, sehingga akan memudahkan saat penggunaan nantinya. Seiso artinya melakukan aktivitas pembersihan di tempat kerja. Seiketsu yaitu memelihara tempat kerja yang telah menjadi baik akibat dari 3 gerakan sebelumnya. Shitsuke adalah cara untuk memotivasi karyawan.
Ketiga, konsep PDCA (Plan, Do, Check, Action). Plan artinya merencanakan target dalam perbaikan. Do artinya menerapkan rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Check artinya memeriksa kembali apakah penerapan yang dilakukan sudah sesuai dengan rencana untuk melakukan perbaikan produk. Action artinya menetapkan sasaran baru untuk perbaikan selanjutnya.
Keempat, konsep 5 W + 1 H. Penerapan strategi kaizen ini perlu dilakukan pertanyaan mendasar mengenai 5 W + 1 H. Hal ini meliputi apa yang akan dilakukan dalam sistem ini, siapa saja yang ikut terlibat, mengapa perlu dilakukan sistem ini, dimana sistem ini dapat dilaksanakan, kapan waktu pelaksanaannya, dan bagaimana cara melaksanakannya.
Hasil yang diperoleh dari penerapan kaizen adalah adanya perbaikan yang terus menerus terjadi dalam waktu singkat. Jika ingin menerapkan sistem kaizen dalam bisnis, Anda harus mampu mendengarkan saran/ ide yang diberikan oleh semua karyawan. Anda juga harus mampu memotivasi kerja karyawan agar terus semangat dan ikut aktif dalam membangun bisnis tersebut. Sehingga akan mencetak karyawan yang berkualitas dan mampu memberikan keuntungan bagi bisnis Anda. (mypage)
WQA dapat membantu bila anda ingin mengetahui lebih dalam mengenai Kaizen, kami dapat memberikan pelatihan atau training tentang Kaizen.
Worldwide Quality Assurance ( APAC ) :
Graha ISKA 5th Floor, Jl Pramuka Raya No. 165
Central Jakarta, 10570 Indonesia
Phone : +6221 – 4260769
Fax : +6221 – 4243523
Hotline/Whatsapp +628111496821
Email : jakarta@wqa-sea.com
