Document Management System (DMS) bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis seperti pengelolaan Lemari Arsip Konvensional. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah.
Secara lebih spesifik lagi. DMS memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Meningkatkan produktivitas proses bisnis.
DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat.
2. Meningkatnya response time proses bisnis
Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS.
3. Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan
Terbayangkah Anda berapa banyaknya ruangan yang tersita di kantor Anda untuk tempat Lemari Arsip dokumen. Berapa jumlah kertas, lemari, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen dokumen anda sekarang. DMS dapat mengurangi biaya – biaya tersebut, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS Secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan filing cabinet, menggantikan gudang dokumen dengan media penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, disket dan CD.
4. Menurunkan biaya tambahan
Dengan menerapkan DMS/ Sistem Manajemen Dokumen, maka biaya-biaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti : kertas, foto-copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai dengan 0% !!
5. Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekedar dokumen kertas konvensional.
6. Document Sharing
Melalui DMS, pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus.
7. Mekanisme keamanan dokumen yang handal
Dengan DMS – Sistem Manajemen Dokumen dapat dilakukan mekanisme untuk mengatur kewenangan akses masing-masing user terhadap dokumen-dokumen yang tersimpan, sehingga menjamin kerahasiaan dan tingkat keamanan terhqadap dokumen-dokumen tersebut.
